Catatan rapat adalah bagian penting dari setiap pertemuan, baik itu dalam lingkungan bisnis, akademik, atau organisasi. Namun, proses pencatatan manual sering kali melelahkan dan rentan terhadap kesalahan. Dengan perkembangan teknologi kecerdasan buatan (AI), kini ada banyak cara efisien untuk membuat catatan rapat secara otomatis. Berikut adalah 71 cara menggunakan AI untuk mencatat rapat yang bisa Anda coba.

Langkah-Langkah Umum Menggunakan AI untuk Catatan Rapat

1. Unduh Transkrip Rapat

Sebelum memulai, pastikan Anda memiliki transkrip lengkap dari pertemuan. Jika tidak, gunakan alat seperti Notta untuk merekam dan mentranskripsikan audio atau video rapat.

2. Pilih Alat AI yang Tepat

Pilih alat AI yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Beberapa pilihan populer termasuk ChatGPT, Notion, dan Notta. Setiap alat memiliki fitur unik yang dapat membantu Anda dalam membuat catatan rapat.

3. Gunakan Prompt yang Tepat

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari AI, gunakan prompt yang jelas dan spesifik. Contoh prompt yang efektif meliputi:
– “Berikan ringkasan keputusan utama dari transkrip ini.”
– “Ekstrak item tindakan dari pertemuan ini.”
– “Buat agenda untuk rapat berikutnya.”

4. Salin dan Tempel Transkrip

Setelah mendapatkan transkrip, salin dan tempelkan ke alat AI yang Anda pilih. Pastikan teks tidak mengandung informasi yang tidak relevan agar AI dapat fokus pada poin-poin penting.

5. Tekan Enter untuk Mendapatkan Ringkasan

Setelah menyalin transkrip, tekan tombol Enter untuk meminta AI membuat ringkasan. Hasilnya akan muncul dalam hitungan detik.

Tips untuk Meningkatkan Efisiensi Catatan Rapat dengan AI

6. Gunakan Fitur Otomatisasi

Beberapa alat AI seperti Zoom dan Google Meet menyediakan fitur otomatisasi untuk pencatatan rapat. Misalnya, Zoom menyediakan transkrip otomatis dalam bahasa Inggris dan Prancis.

7. Manfaatkan AI untuk Membuat Agenda

AI dapat membantu Anda membuat agenda rapat berikutnya berdasarkan diskusi yang telah dilakukan. Ini memastikan semua peserta siap dan fokus pada topik yang dibahas.

8. Gunakan Format yang Konsisten

Pastikan format catatan rapat tetap konsisten agar mudah dipahami oleh semua anggota tim. Contoh format yang umum digunakan adalah metode Kuadran.

9. Ekstrak Item Tindakan Otomatis

AI dapat secara otomatis mengekstrak item tindakan dari transkrip rapat. Ini memudahkan Anda untuk melacak tanggung jawab dan tenggat waktu.

10. Gunakan Fitur Ringkasan Email

Jika Anda menggunakan Google Meet, fitur “Ringkasan Email” memungkinkan Anda mengirim email dengan tautan ke dokumen catatan rapat. Ini sangat berguna untuk membagikan informasi kepada peserta yang tidak hadir.

Keuntungan Menggunakan AI untuk Catatan Rapat

11. Hemat Waktu

Dengan AI, Anda tidak perlu lagi mencatat secara manual. Proses pencatatan menjadi lebih cepat dan efisien.

12. Akurasi Tinggi

AI dapat memastikan bahwa semua poin penting ditangkap dan didokumentasikan secara akurat. Ini mengurangi risiko kesalahan yang sering terjadi saat mencatat manual.

13. Fleksibilitas

Anda dapat meninjau ringkasan atau rekapitulasi kapan saja, meskipun melewatkan sebagian rapat. Ini memberi fleksibilitas bagi peserta yang tidak dapat hadir sepenuhnya.

14. Mudah Diakses

Hasil catatan rapat dapat disimpan di cloud, sehingga mudah diakses oleh semua anggota tim. Ini memastikan semua orang tetap selaras dengan keputusan dan langkah selanjutnya.

15. Cocok untuk Berbagai Jenis Rapat

AI dapat digunakan untuk berbagai jenis rapat, mulai dari rapat dewan hingga standup tim. Sistem AI akan beradaptasi dengan struktur rapat yang berbeda secara otomatis.

Alternatif Terbaik untuk Catatan Rapat AI

16. Notta

Notta adalah solusi all-in-one yang sangat efisien untuk mencatat rapat. Anda dapat merekam, mentranskripsikan, dan merangkum semuanya dalam satu aplikasi. Notta juga menyediakan fitur catatan AI tanpa perlu menggunakan prompt.

17. ChatGPT

ChatGPT adalah alat AI yang sangat cerdas yang dapat membantu Anda membuat ringkasan rapat. Meskipun sedikit kurva pembelajaran, ChatGPT memberikan hasil yang sangat akurat.

18. Notion

Notion adalah alat manajemen dokumen yang memiliki AI bawaan untuk merangkum teks. Ini cocok untuk Anda yang ingin membuat catatan rapat dari transkrip yang sudah ada.

Tips Tambahan untuk Menggunakan AI dalam Catatan Rapat

19. Uji Berbagai Prompt

Coba berbagai prompt untuk mendapatkan hasil yang optimal. Beberapa prompt mungkin tidak memberikan hasil yang diinginkan, tetapi dengan eksperimen, Anda dapat menemukan yang paling efektif.

20. Gunakan Bahasa yang Jelas

Pastikan transkrip yang Anda masukkan ke AI dalam bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Ini membantu AI dalam mengidentifikasi poin-poin utama.

21. Periksa Hasil Akhir

Setelah AI menghasilkan ringkasan, periksa ulang untuk memastikan tidak ada informasi penting yang terlewat. Ini memastikan keakuratan dan kelengkapan catatan rapat.

22. Simpan Catatan di Cloud

Simpan catatan rapat di cloud untuk akses mudah dan keamanan data. Ini juga memudahkan kolaborasi antar tim.

23. Bagikan Catatan dengan Tim

Bagikan catatan rapat dengan tim Anda untuk memastikan semua orang tetap selaras dengan keputusan dan langkah selanjutnya.

Kesimpulan

Menggunakan AI untuk membuat catatan rapat adalah cara yang efisien dan efektif. Dengan berbagai alat dan fitur yang tersedia, Anda dapat menghemat waktu, meningkatkan akurasi, dan memastikan semua peserta tetap selaras dengan keputusan dan langkah selanjutnya. Mulailah dengan langkah-langkah sederhana ini dan nikmati manfaat dari teknologi AI dalam setiap rapat Anda.