Dalam dunia bisnis yang semakin dinamis, efisiensi kerja menjadi kunci keberhasilan. Salah satu tantangan utama yang sering dihadapi adalah pengelolaan dokumen yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Untuk mengatasi hal ini, teknologi kecerdasan buatan (AI) telah hadir sebagai solusi inovatif dengan fitur dokumen otomatis AI. Fitur ini tidak hanya mempercepat proses kerja tetapi juga meningkatkan akurasi dan keandalan dalam pengelolaan informasi.

Apa Itu Dokumen Otomatis AI?

Dokumen otomatis AI adalah sistem yang menggunakan teknologi kecerdasan buatan untuk secara otomatis mengekstrak, mengklasifikasikan, dan menyusun informasi dari berbagai jenis dokumen. Teknologi ini memanfaatkan algoritma canggih seperti OCR (Optical Character Recognition) dan NLP (Natural Language Processing) untuk membaca dan memahami konten dokumen tanpa perlu intervensi manual.

Dengan adanya fitur ini, pekerjaan seperti mencari informasi penting dalam kontrak, memproses faktur, atau mengelola data karyawan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat. Proses ini sangat bermanfaat bagi tim legal, operasional, kepatuhan, dan keuangan.

Bagaimana Cara Kerja Dokumen Otomatis AI?

Berikut langkah-langkah sederhana dalam menggunakan dokumen otomatis AI:

1. Unggah Dokumen: Mulailah dengan mengunggah dokumen yang ingin Anda proses ke platform yang mendukung fitur ini, seperti Mekari Sign.
2. Aktifkan Fitur Ekstraksi Data: Pilih opsi “Generate Data Summary” untuk memulai proses ekstraksi data secara langsung pada dokumen tersebut. Atau, aktifkan opsi “Automate Document Summary” di menu pengaturan untuk proses otomatis.
3. Lihat Hasilnya: Setelah proses selesai, semua informasi penting akan tersimpan rapi di bagian “Document Summary”. Informasi ini meliputi nama pihak terlibat, nilai kontrak, tanggal penting, dan lainnya.
4. Manfaatkan Data: Data yang telah diekstrak dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti pelacakan kontrak, analisis data, atau pengambilan keputusan bisnis.

Manfaat Dokumen Otomatis AI

Menggunakan dokumen otomatis AI memberikan berbagai manfaat signifikan, antara lain:

• Peningkatan Kecepatan: Anda dapat melihat detail kunci dari dokumen tanpa perlu membuka file tersebut secara penuh.
• Minimalkan Kesalahan Manual: Dengan mengurangi proses salin-tempel (copy-paste), risiko kesalahan input data dapat diminimalkan.
• Alur Kerja yang Lebih Lancar: Tim dapat menemukan dokumen terkait lebih cepat dan membuat keputusan dengan respons yang lebih tanggap.
• Pelacakan Kontrak yang Lebih Mudah: Jadwal penting seperti tanggal perpanjangan kontrak bisa diawasi dengan mudah.

Siapa Saja yang Bisa Menggunakan Dokumen Otomatis AI?

Fitur dokumen otomatis AI tersedia untuk pengguna paket Business dan di atasnya. Bagi pengguna paket yang lebih rendah, fitur ini dapat dibeli sebagai layanan tambahan (add-on). Selain itu, semua pihak yang terlibat dalam alur dokumen juga dapat melihat hasilnya, sehingga kolaborasi menjadi lebih efektif.

Contoh Penerapan Dokumen Otomatis AI

Beberapa contoh penerapan dokumen otomatis AI dalam berbagai industri:

1. Akuntansi dan Keuangan: Otomatisasi pengelolaan faktur dan rekonsiliasi akun.
2. Kesehatan: Pengkodean medis yang lebih cepat dan akurat.
3. Asuransi: Proses klaim yang lebih efisien dan transparan.
4. Logistik: Pelacakan pengiriman dan persetujuan pembayaran yang otomatis.

Tips Menggunakan Dokumen Otomatis AI

Untuk memaksimalkan manfaat dari dokumen otomatis AI, ikuti beberapa tips berikut:

• Pilih Platform yang Tepat: Pastikan platform yang Anda gunakan memiliki fitur lengkap dan sesuai kebutuhan bisnis Anda.
• Latih Sistem Secara Berkala: Sistem AI membutuhkan latihan agar semakin akurat dalam mengenali pola dan konteks dokumen.
• Integrasikan dengan Sistem Lain: Hubungkan fitur ini dengan CRM, ERP, atau alat lain yang sudah ada untuk meningkatkan efisiensi.
• Pastikan Keamanan Data: Gunakan platform yang menawarkan enkripsi dan audit trail untuk melindungi data sensitif.

Kesimpulan

Dokumen otomatis AI adalah solusi inovatif yang membantu bisnis mengoptimalkan pengelolaan dokumen. Dengan kemampuan untuk mengekstrak dan mengelola informasi secara otomatis, proses kerja menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien. Dengan menerapkan teknologi ini, perusahaan tidak hanya menghemat waktu tetapi juga meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dan kepuasan pelanggan.